LOI 25
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SITE WEB ET PROCESSUS INTERNE
ALLIANCE DU PERSONNEL PROFESSIONNEL ET ADMINISTRATIF VILLE DE LAVAL - APPAVL
Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
1. Introduction
La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour objectif d’informer les membres, visiteurs et partenaires de l’Alliance du personnel professionnel et administratif de Ville de Laval – APPAVL, (« le Syndicat ») de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de protection des renseignements personnels, conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé telle que modifiée par la Loi 25.
La Politique s’applique :
• à l’ensemble des activités internes du Syndicat (représentation, services aux membres, administration, etc.)
• au site web et à tout autre moyen numérique que nous utilisons (formulaires en ligne, infolettre, etc.).
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le Syndicat a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Nom : Natalia Sampaio
Titre : Présidente
Courriel : info@appavl.ca
Téléphone : 514-705-7966
Adresse postale : 1800, rue Berlier, #110, Laval, Québec, H7L 4S4
Cette personne veille au respect de la présente Politique, à la conformité à la Loi 25 et au traitement des demandes ou plaintes relatives aux renseignements personnels.
3. Renseignements personnels que nous recueillons
Selon les activités, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements personnels suivantes :
• Informations d’identification : nom, prénom, adresse postale, numéro de
téléphone, adresse courriel, numéro de membre, langue de correspondance.
• Informations professionnelles : employeur, titre d’emploi, unité de
négociation, lieu de travail, ancienneté, statut d’emploi.
• Informations liées aux activités syndicales : participation à des assemblées ou comités, formulaires d’adhésion, sondages, pétitions, inscriptions à des formations ou événements.
• Informations sensibles, lorsque nécessaires : renseignements de santé dans le cadre de dossiers de CNESST, d’invalidité ou d’accommodement,
informations financières relatives aux cotisations ou à certains recours.
• Informations recueillies automatiquement sur le site web : adresse IP, pages consultées, type de navigateur, témoins (cookies) et autres identifiants similaires, selon les réglages de votre appareil et de votre navigateur. Nous nous efforçons de limiter la collecte aux renseignements nécessaires aux fins indiquées ci-dessous.
4. Fins de la collecte et utilisation des renseignements
Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour des fins
déterminées, explicites et légitimes, notamment :
• Gestion de l’adhésion, des listes de membres et de la vie syndicale.
• Représentation des membres (griefs, plaintes, négociation, arbitrage, recours administratifs ou judiciaires).
• Organisation et tenue d’assemblées, consultations et sondages internes.
• Communication avec les membres (infolettres, avis, campagnes, invitations, informations syndicales).
• Gestion administrative, financière et juridique du Syndicat.
• Sécurité et amélioration de notre site web et de nos services numériques
(statistiques d’utilisation, optimisation).
Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à d’autres fins sans votre consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige.
5. Base légale et consentement
Dans la majorité des cas, la collecte et l’utilisation de vos renseignements
personnels sont nécessaires à l’exercice de la mission syndicale (représentation, défense des droits, administration des services) ou exigées par les lois du travail applicables.
Lorsque la loi l’exige, nous obtenons votre consentement manifeste, libre et éclairé, pour des fins spécifiques. Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve des limites légales et de nos obligations de représentation ou contractuelles.
6. Accès aux renseignements et communication à des tiers
L’accès à vos renseignements personnels à l’interne est limité aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions : personnel syndical, élu·es, représentant·es et personnes mandatées, selon le principe du « besoin de connaître ».
Nous pouvons communiquer certains renseignements personnels à des tiers, par exemple :
• Fournisseurs de services (hébergement de données, outils de sondage,
services informatiques, firmes de communication, professionnels, etc.), liés
par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité
conformes à la Loi 25.
• Instances administratives ou judiciaires, lorsque requis pour la représentation ou en vertu d’une obligation légale (tribunaux, tribunaux d’arbitrage, CNESST, Commission des normes, etc.).
Si des renseignements sont confiés à des fournisseurs situés hors du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera réalisée afin d’en assurer une protection adéquate, conformément à la Loi 25.
7. Mesures de sécurité
Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables et proportionnées à la sensibilité des renseignements afin de les protéger contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification.
Ces mesures comprennent notamment :
• Mesures organisationnelles : politiques internes, limitation des accès selon les fonctions, engagements de confidentialité, formation du personnel et des représentant·es.
• Mesures techniques : mots de passe robustes, gestion des accès aux
ordinateurs, sauvegardes, logiciels de sécurité, mises à jour régulières des
systèmes.
• Mesures physiques : accès aux locaux et classeurs verrouillés, contrôle des documents papier, destruction sécuritaire des documents devenus inutiles.
8. Conservation et destruction des renseignements
Nous conservons les renseignements personnels pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés ou pour la durée exigée par les lois applicables. Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons à des fins sérieuses et légitimes (statistiques, analyses, amélioration des services), conformément à la Loi 25.
9. Témoins (cookies) et technologies similaires (site web)
Notre site web peut utiliser des témoins (cookies) et autres technologies similaires pour :
• Faciliter la navigation et mémoriser certaines préférences.
• Obtenir des statistiques sur l’utilisation du site (pages consultées, durée de visite, etc.).
• Améliorer le contenu et les fonctionnalités du site.
Lors de votre première visite, une fenêtre d’avis (« pop-up ») vous informe de l’utilisation de témoins et vous permet d’accepter ou de refuser certaines catégories de témoins, conformément à la Loi 25. Vous pouvez aussi gérer les témoins dans les paramètres de votre navigateur.
10. Vos droits Sous réserve des limites prévues par la loi, vous disposez des droits suivants :
• Droit d’être informé de la collecte et de l’utilisation de vos renseignements personnels.
• Droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Droit de demander la rectification de renseignements incomplets, inexacts ou équivoques.
• Droit de retirer votre consentement, dans la mesure où l’utilisation n’est pas requise par la loi ou nécessaire à la mission syndicale.
Pour exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la section 2. Nous pourrons vous demander une preuve d’identité avant de répondre à votre demande.
11. Incidents de confidentialité
Nous avons mis en place un processus de gestion des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.
En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous :
• prendrons les mesures nécessaires pour réduire les risques et prévenir de
nouveaux incidents • tiendrons un registre des incidents, comme l’exige la Loi 25
• aviserons, lorsque requis, la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées.
12. Modifications à la présente Politique
La présente Politique peut être mise à jour afin de refléter les changements législatifs, technologiques ou organisationnels. La date de la dernière mise à jour apparaît au bas de cette page.
En continuant d’utiliser nos services ou notre site web après la mise à jour de la Politique, vous êtes réputé l’avoir lue et acceptée.
Date de la dernière mise à jour : 26 janvier 2026